Erros cometidos pelas empresas na implementação de um sistema de gestão

Em um ambiente empresarial é recorrente as empresas enfrentarem problemas como: falhas de processos, tarefas e dificuldades no acesso a informações e documentos, pelo fato de não contarem com um sistema de gestão implementado. Falhas estas que em diversas vezes acabam custando a estratégia tomada em busca de maiores resultados e desempenho. Estes fatores causadores de problemas podem ser resolvidos com a implementação de um sistema de gestão, que proporcionam tecnologias e ferramentas para a gestão e arquivamentos de documentos, modelagem de processos, organizações de tarefas, relatórios entre outras. Porém para a implementação de um sistema de gestão trazer frutos positivos para um negócio, é necessário realizar estudos com o intuito de conhecer a real necessidade e as características esperadas, para que o resultado final seja conforme o esperado.

Listamos alguns erros e passos importantes que não devem ser deixados de lado pelas empresas na implementação de um sistema de gestão.

• Falta de planejamento operacional
• Falha ao listar os requisitos necessários para o sistema
• Falta de tempo adequado para as mudanças
• Tomadas de decisões sem a consulta dos usuários
• Gerenciamento incorreto para a T.I
• Focar apenas nas funcionalidades da ferramenta

 

Falta de planejamento operacional

Após a decisão da implementação de um software de gestão, é necessário realizar um planejamento completo com as etapas que garantirão o sucesso da implementação. Este planejamento deve conter etapas especificando a escolha do software adequado, instalação, manutenção e adequação. Aconselha-se a preparação de uma equipe para a elaboração deste planejamento, envolvendo várias áreas responsáveis, principalmente as áreas de gestão, jurídico e TI.

 

Falha ao listar os requisitos necessários para o sistema

Os requisitos irão identificar quais as necessidades e funcionalidades que uma empresa espera e necessita vindo de um software com objetivos de automatizar e otimizar processos operacionais, devem ser realizados estudos completos com todas as informações de requisitos necessárias para a execução dos processos da organização. Falhas na listagem de requisitos podem ocasionar erros, resultando em diversas complicações, como uma não conformidade entre o que é esperado pela empresa e o fornecido pelo software, entre outros. 

Falta de tempo adequado para as mudanças

Todas as etapas de um processo de implementação são importantes, pois muitas das vezes tratam de mudanças impactantes, logo, é necessário ter cautela desde a listagem de requisitos, passando pelo treinamento dos integrantes até a liberação completa para o uso do software. Porém para o sucesso dos passos tomados, deve ser respeitado o tempo de adequação e preparação. O não cumprimento destes períodos, muitas das vezes geram ineficiências no resultado final de uma implementação, como problemas em requisitos maus listados, infraestrutura inadequada, suporte ineficaz e usuários despreparados.

 

Tomadas de decisões sem a consulta dos usuários

É fundamental que ao planejar mudanças e tomadas de decisões em uma implementação de software de gestão, além do setor de T.I e profissionais responsáveis de cargos superiores, os usuários finais sejam consultados, afinal são eles que participam dos processos da empresa e sabem o que é necessário para o funcionamento ideal e melhora destes processos. Também serão os usuários finais que utilizarão o software em sua maioria, significando que uma falha neste quesito, possa não suprir a necessidade esperada para a realização do processo.

 

Gerenciamento incorreto para a T.I

Um dos pilares da implementação de um software de gestão em uma empresa, é o investimento da infraestrutura como o hardware, que dará sustentação para o funcionamento adequado do software. Não basta o software ser o ideal se por outro lado o hardware não suprir as configurações recomendadas, podendo resultar em um mau desempenho da aplicação, causando transtornos. Por outro lado, não apenas os hardwares devem ganhar atenção, as equipes de T.I também como um todo, que devem ser compostas por membros experientes para atender às necessidades, afinal a equipe de T.I que gerenciará estes hardwares e dará suporte aos usuários finais.

 

Focar apenas nas funcionalidades da ferramenta

Ao escolher um software de gestão, as funcionalidades oferecidas por ele devem ser compatíveis com os requisitos requeridos pela empresa, porém além de suas ferramentas e principais funcionalidades, é preciso também atentar se ao histórico da plataforma, sua frequência de atualizações com correções e melhorias de aspectos, integração com outros sistemas, e suporte técnico oferecido, para não correr o risco de o software suprir a necessidade das tarefas da empresa, mas deixar a desejar em aspectos tão importantes quanto.

 

Concluindo 

Neste artigo, pudemos identificar alguns dos principais erros cometidos pelas empresas na implementação de um sistema de gestão, em busca de melhorias em processos e tarefas do cotidiano empresarial, além de obter um maior controle e acesso a documentos e informações.

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