O que é BPMS e como ele pode agregar valor ao seu negócio?

Por acaso você tem a impressão de que seu sistema de gestão é excelente em alguns processos, principalmente nos comuns a qualquer organização, mas que falha naquilo que pode ser o diferencial na sua empresa? Por causa disso, você vive em constante “atrito” com seu fornecedor para que ele evolua a solução para melhor atendê-lo?

• Caso sua resposta seja negativa, ou seja, sua empresa utiliza uma gestão que atende a todos os processos de negócio (do faturamento ao industrial), sem que haja muito processo manual, excesso de burocracia ou falhas no controle das aprovações, este artigo NÃO é para você.
• Do contrário, se você respondeu “sim” às questões, então, continue aqui, porque este artigo irá ajudá-lo.

Na Transformação Digital, cada empresa estabelece seus processos de forma a implantar diferenciais competitivos, fazendo com que muitos desses processos sejam exclusivos. Assim, quando a organização procura por soluções verticais, é bem comum ela imaginar um software que vai atendê-la nas particularidades de seus processos (uma solução “caixinha”).

Ao olhar para o outro lado da mesa, para fornecedores de soluções verticais, observamos que eles evoluem seus softwares de forma a atender o maior número de empresas possível, do mesmo ou de diferentes segmentos.

No entanto, se é assim que tudo funciona, como uma empresa como a sua, que tem processos exclusivos, conseguirá implantar os seus processos de negócio com agilidade, diferenciais frente aos seus concorrentes e ainda impor dinâmicas de evolução contínua na sua organização? A resposta está nas soluções de BPMS (Business Process Managment System).

Baixe nossa planilha e calcule com facilidade os esforços necessários para automatizar processos em ferramentas de BPMS!

O que é BPMS?

Em outra oportunidade, já abordamos o que é BPM e mostramos que se trata de uma disciplina para gerenciar processos (Gerenciamento de Processos de Negócios). Mas e quando falamos de BPMS (Business Process Management System, ou em português Sistemas de Gestão de Processos de Negócio)? Estamos falando de uma ferramenta para projetar, implementar e melhorar uma atividade ou conjunto de atividades que atingirão um objetivo organizacional específico.

A comparação aqui é: se BPM é a metodologia, BPMS é a ferramenta para gerenciar processos, pois Business Process Management System é um tipo de solução que automatiza o fluxo de informação e ações de um processo. Assim, uma ferramenta de BPMS ajuda gestores a melhorarem continuamente os processos de negócios por meio de:

• Ferramentas de modelagem de processos;
• Mecanismos de regras de negócios e de fluxo de trabalho e
• Ferramentas de simulação e teste.

Em suma, o BPMS é utilizado por profissionais de processos de negócios, analistas de negócios, desenvolvedores e profissionais de TI para melhorar a produtividade, eficiência, eficácia e rentabilidade da organização. Contudo, a fim de que isso seja possível, uma solução de BPMS precisa agregar valor aos sistemas gerenciais.

BPMS: como agregar valor aos sistemas gerenciais?

Seja ERP, CRM, HR ou outros tipos de soluções, o fato é que existem alguns pontos que você precisa prestar atenção ao falar de BPMS, conforme a seguir:

• Integração
• Formulários eletrônicos
• Processos automatizados
• Documentos
• Indicadores, KPIs e Dashboards

Cada ponto é detalhado a seguir:

Integração

Estima-se que 80% dos projetos de implantação da cultura de gestão de processos falham por conta da alta complexidade nas integrações. Por isso, procure por soluções de BPMS que sejam altamente integráveis, isto é, low code. Lembre-se: soluções de BPMS têm que permitir que o processo seja automatizado de forma simples.

Formulários eletrônicos

Já abordamos a integração, mas não é somente a falta dela que pode fazer sua estratégia de BPM falhar. Você com certeza já ouviu falar de formulários eletrônicos. Como você deve saber, esses formulários são as estruturas de dados que vão armazenar as informações dos seus processos.

Se for preciso desenvolver HTMLs, criar tabela em banco de dados e criar um robusto desenvolvimento para fazer esses formulários ganharem vida, certamente é hora de fazer uma relação custo x benefício, afinal, seu negócio não deve ser desenvolver sistema (a não ser que você seja uma software house).

Processos automatizados

Você já deve ter visto, ou até mesmo já deve ter utilizado diversas ferramentas de modelagem de processo. Todavia, quando falamos em BPMS, precisamos estar atentos de que desenhar o fluxo é importante, mas, mais importante, ainda é dar o “play” e esse processo estar automatizado. Confira mais sobre os benefícios da automatização de processos.

Nesse sentido, veja se a sua solução permite – em um ambiente único – desenhar o processo e criar as regras de negócios nas transições (inclusive testando condições com informações que vêm dos seus formulários ou outros sistemas) que permitam documentar o fluxo. Apesar de parecerem pequenos detalhes, são eles que possibilitarão sua empresa evoluir de forma muito rápida na cultura da gestão de processos.

Documentos

O que falar dos documentos? Até tentamos nos livrar deles, mas quanto mais automatizamos processos, mais percebemos que geramos PDFs, relatório, Excel e isso tem que ser controlado de alguma forma (confira nosso artigo sobre empresa paperless).

Mais acima abordamos a integração, certo? Pois bem, se seu BPMS tem que se integrar aos seus demais sistemas, procure uma solução de BPMS que já tenha integração com ECMs de mercado, ou melhor ainda, que ofereçam ECM embarcado nas suas soluções (aqui não vou nem mencionar que esse ECM também deve ter recursos que permitam a gestão de documentos de forma simples, porque isso será assunto para outro artigo).

Indicadores, KPIs e Dashboards

Aposto que você escuta falar deles todo dia, não é mesmo? Pois é, ou você fará isso com uma solução de BI convencional, ou “observe” se seu BPMS oferece condição de extrair indicadores sem que seja necessário programar, programar e programar.

Caso você perceba o seguinte discurso, “isso você precisa construir um extrator de dados”, “basta você conhecer de SQL” etc., vá com cuidado. Claro que você precisará de auxílio técnico, mas lembre-se que você não pode depender da TI o tempo todo.

O ideal é que a TI disponibilize a informação e que você possa criar seu KPI ou seu Dashboard por si mesmo.

 

Por fim, a cultura da Gestão de Processos

Soluções de BPMS visam tornar processos de negócios e fluxos mais eficientes e adaptáveis às constantes mudanças das organizações. Isso faz parte da cultura da gestão de processos e sabemos que ainda existe muito receio quando o assunto é o retorno sobre o investimento para projetos em BPM. Para que você tenha certeza do retorno que terá, baixe nossa calculadora de ROI.

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Caso você queira ler mais sobre BPM, confira nossas dicas:

• Como funcionam as fases da implantação do BPM nas empresas?
• Glossário de BPM: conheça os termos mais utilizados

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